Administración de inventarios de café.

Administración de Inventarios 

de café.

Para un mejor control de rendimientos, existencias y trazabilidad eficiente,

 con costos bajos.  

Presentado por: Roberto Mojica Moreira

Introducción:

   • El almacenamiento  y su administración, es uno de los pasos más críticos e importantes en el proceso de cualquier producto agrícola. En el caso del almacenamiento del café, el propósito es mantener el valor comercial del café, el mayor tiempo posible, preservando su calidad.   

     

     •   El café ocupa el segundo lugar de importancia en el mundo entre todas las materias primas; por lo tanto se debe tener un excelente control de la existencias de café almacenado, un excelente control de los rendimientos y de su calidad; y así evitar faltantes  en inventarios, o sobrantes que se  desconocían.

Razones porque un buen almacenamiento es necesario:

·      La producción de café es estacional (temporadas), mientras que el consumo se realiza durante todo el año. Esto significa que productores, exportadores, importadores e intermediarios buscan un mejor precio durante el año.

·      Debido al sistema de comercialización que gobierna al mercado del café, los cafés certificados tienden a almacenarse por meses o por años antes de ser entregados a los poseedores de los contratos.

·      Es importante saber la existencia de café en los almacenes, así como, su rendimiento para poder establecer el mejor precio de compra y venta.

Antecedentes:

·      Tiempo excesivo en la toma de inventarios físicos.

·      Inventarios físicos inexactos o poco confiables.

·      Café mal pesado por mala operación de básculas y falta de procedimientos y normas a cumplir.

·      Mal control de la calidad del café almacenado.

·      Faltantes de café; que puede llevar a un incumplimiento de contrato.

·      Sobrante de café, (después de cubrir contratos y que no se vendió).

·      Sistema (software) poco amigable o complicado para el usuario.

·      Horas excesivas de trabajo, en digitar datos en el sistema.

·      Desconocimiento del café en proceso. Falta de control en la trazabilidad.

·      Desconocimiento del rendimiento real del café, ( se establece a través de muestras) y no a través del control de inventarios diario.

·      No se realizan cierres diarios de producción y no se establece el rendimiento (pergamino trillado entre oro resultante).

·      Falta de control en los movimientos internos del café en bodegas, (se pierde la cantidad y ubicación).

·      Cuenta corriente de proveedores de café, con datos aproximados y no exactos.

·      Exceso de personal para el almacenamiento del café.

·      Espacios de almacenamiento mal utilizados.

·      Falta de procedimientos y normas.

·      Falta de capacitación e incentivos del personal

Objetivos:

·      Poder realizar un inventario físico confiable y exacto en cualquier momento.

·      Toma de inventarios físicos en poco tiempo, máximo 4 horas.

·      Buena operación de pesaje, (correcta operación de básculas).

·      Automatización del pesaje.

·      Controlar y saber exactamente los rendimientos diariamente, (cierre diario de café en proceso).

·      Definir y conocer en tiempo real la existencias exactas de café que se encuentran en los almacenes.

·      Conocer la disponibilidad de café para embarques.

·      Controlar la trazabilidad  y las cuentas corrientes de los proveedores de café.

·      Contar con un sistema (software) práctico y confiable. 

·      Controlar de la calidad del café almacenado.

·      Conocer la cantidad y calidad de café en proceso.

·      Contar con procedimientos para almacenar café, buscando la reducción de costos y maximizar los espacios de almacenamiento.

·      Acondicionar los almacenes, para mejor conservación de la calidad del café.

Claves para una buena 

Administración de Inventarios:

·      Personal capacitado.

·      Incentivos salariales, sobre una medición tangible.

·      Manuales de procedimientos con normas a cumplir.

·      Sistema de operación de pesaje automatizado para evitar el digitar pesos.

·      Básculas electrónicas en buen estado de funcionamiento y totalmente certificadas.

·      Documentos enumerados y auditados, llevando un correlativo, como: boletas de recibo, boletas de envío, boletas de movimiento interno de café en bodegas, boletas de control de calidad, boletas del almacén de café.

·      Software de comunicación entre básculas y PC. 

·      Diseño amigable y practico de operar, de software; para el control de inventarios, control de producción, control de café exportado,  control de rendimientos, control de calidad, y control de cuentas corrientes.

·      Elaboración de planos de bodega para establecer capacidad de almacenamiento, definir ubicaciones del café y tener un tráfico sin interrupciones en el ingreso como salidas de café al almacén.

·      Procedimientos de almacenamiento de café: en sacos, big bags, o a granel.

·      Establecer los rendimientos diariamente  a través de inventarios de café pergamino y café oro; y cierres diarios de producción.

·      Control de la humedad del café en bodegas.

·      Mejorar la gestión de control de calidad.

·      Mejorar las condiciones ambientales de los almacenes.

Diagrama de flujo desde 

recepción hasta almacenamiento:

Ejemplo de control de inventarios, 

con resultados de control de calidad:

Ejemplo de cuenta corriente:

Diagrama de flujo de bodegas a procesos:

Ejemplo de orden de producción en el sistema:

  

Ejemplo de orden de producción impreso:

Ejemplo de orden de cierre de trillo diario:

Ventajas y desventajas del uso de sacos para almacenar café:

Ventajas y desventajas usando big bags:

Ventajas y desventajas del 

almacenamiento en silos:

Resumen - requerimientos:

ØPersonal capacitado e incentivado.
ØManual de procedimientos, con normas.
ØSoftware bien diseñado.
ØCierre diario de órdenes de trillado.
ØControl diario de rendimientos.
ØInventarios físicos semanales.
ØExcelente gestión de control de calidad.

      ØControl ambiental de las bodegas.